Как мы уже писали, проблема мошенничества на предприятиях остается актуальной, несмотря на все способы борьбы. Различные причины толкают сотрудников на преступления, здесь и личное недовольство компанией, и желание получить выгоду, а иногда, просто азарт. Сегодня мне бы хотелось рассмотреть меры, к которым стоит прибегнуть, до того, как проблема появилась.
Просчет рисков и угроз.
Далеко не все компании могут позволить себе собственную службу безопасности. Если бюджет вашего предприятия не позволяет создать подобный отдел, все трудозатраты этого направления ложатся на вас лично. Составьте список наиболее ценного и требующего контроля. Например, это могут быть технологии, или другая интеллектуальная собственность. Следить за материальными объектами несколько проще. Составьте список мер для предотвращения хищений.
Принимай, но проверяй!
Самый важный этап – это прием на работу. Вам необходимо тщательно проверять работников. Если сотрудник склонен к разрабатыванию мошеннических схем, скорее всего, на прошлых местах работы об этом в курсе, или у бывшего руководителя были подозрения. Помните, мошенничество в корпоративной среде, по разным внутренним причинам предприятий редко доходит до суда. Если человека поймали, наиболее доступный сценарий выглядит следующим образом: собственник бизнеса потребует возмещение ущерба, а работника просто уволят.
Завидный менеджер с собственной базой.
Сотрудник с опытом в вашей сфере, да еще и с личной клиентской базой, должен вызывать вопросов больше, чем восхищения. Для начала, почему он такой замечательный стоит перед вами, а не остался на прошлом месте, где он опыт заработал? Персональные данные защищены законом, а вам принесли их с доставкой в офис? Через какой промежуток времени такой работник обновит свою базу с вашей помощью и пойдет дальше? Сразу же проверяем не связан ли он с компанией, которая производит похожий продукт. Иначе зачем было уносить чужую базу, рискуя собственной свободой?
Разделяй и управляй.
Сотрудники не должны иметь доступ ко всей информации компании. Если мы говорим об отделе продаж, то сотрудник имеет право работать с выделенным сегментом покупателей. Общие данные должны находиться у руководителя. Помните, клиентские базы покупают и продают. На черном рынке это вполне ликвидный товар. Если речь о технологиях, разработках, рецептуре, естественно этот актив не должен попасть к посторонним. Например, на крупных производствах сотрудники знают только свой этап работ на участке, прописанный в операционной карте, полного доступа ко всем материалам изделия они не имеют.
Профилактики много не бывает.
Составьте подробные инструкции для каждого подразделения. Разработайте внутренний кодекс компании, в котором четко пропишите ответственность сторон. Если система штрафов, наказаний и поощрений будет максимально прозрачной, сотрудники десять раз подумают, прежде чем пойти на внедрение мошеннической схемы. Руководитель предприятия имеет право защищать свои активы, поэтому для сотрудников проблемных направлений можно составить соглашения о коммерческой тайне. Назначьте отдельную премию за внесение рационализаторских предложений, если ваш сегмент бизнеса предполагает неиспользованные отходы или большой процент брака. Лом металла, пищевые отходы, разные виды неликвида, могут пополнять бюджет компании, а не сотрудников. Премируйте сотрудников, если они проявили гражданскую активность и сами рассказали вам о незаконных действиях коллег.
Автоматизация бизнес-процессов.
Инструменты CRM и ERP систем позволяют сделать рабочий процесс максимально прозрачным. Все звонки, сделки, обращения фиксируются и могут быть изучены в любой момент времени. Внимательно следите за теми, кто имеет доступ для удаления и редактирования информации. Системы решают многие задачи, но даже с ними нужен контроль. Часто менеджеры без хорошего руководителя отдела продаж начинают игнорировать свои служебные обязанности. Упущенный контроль провоцирует на разные мошеннические и теневые схемы.
Постройте четкую структуру
Часто мошенники процветают в компаниях, где в схеме управления существует бардак. Четкое понимание уровней ответственности, знание кто и за что отвечает упрощает работу, а также отлов серых схем на всех уровнях.
Системы видеонаблюдения.
Видеонаблюдение может спасти от примитивных краж товарно-материальных ценностей. Однако, если сотрудник осторожен, он будет искать слепые зоны или пытаться обмануть систему иным способом. Камеры, в сочетании с анализом нестандартного поведения, смогут принести больший результат. Но для этого нужны четкие инструкции, где сотрудник появляется, какие отделы посещает, какое время и место у него отведено на курение, например. Соответственно, если он целенаправленно обходит помещения для поиска слепых зон или находится в рабочее время в неположенном месте, это должно вызывать подозрения. Каждый отдельный случай требует отдельного решения.
Заработная плата и мотивация.
Люди приходят на работу и отдают ей свое время и ресурсы для получения заработной платы. Если ваш сотрудник работает сверх своих задач, или получает заработную плату ниже, чем похожий работник на другом предприятии, вопрос времени, когда он придумает чем возместить свой ущерб. Если в данный момент компания не тянет повышения заработной платы, попробуйте заняться иными способами поощрения. Предложите возмещение расходов на спорт, расширенную медицинскую страховку. Отдельное внимание уделите вопросам климата в коллективе. Часто эффективность падает из-за мелких разногласий, которые со временем перерастают в нечто большее.
Подходите к защите вашего имущества и нематериальных ценностей с помощью логики. Всегда стоит задавать правильные вопросы. Если мы говорим о хищениях с территории объектов компании, то возможно проблема решается с помощью автовесов. Бухгалтера можно контролировать с помощью независимого аудита. Менеджерам нужен многоступенчатый контроль, где РОП, только промежуточное звено. Естественно, любые меры предупреждения не спасут, если вы уже наняли нечестного на руку сотрудника. Поэтому не забывайте, детективное агентство «Шерлок» поможет исправить ситуацию на любой стадии.
Просчет рисков и угроз.
Далеко не все компании могут позволить себе собственную службу безопасности. Если бюджет вашего предприятия не позволяет создать подобный отдел, все трудозатраты этого направления ложатся на вас лично. Составьте список наиболее ценного и требующего контроля. Например, это могут быть технологии, или другая интеллектуальная собственность. Следить за материальными объектами несколько проще. Составьте список мер для предотвращения хищений.
Принимай, но проверяй!
Самый важный этап – это прием на работу. Вам необходимо тщательно проверять работников. Если сотрудник склонен к разрабатыванию мошеннических схем, скорее всего, на прошлых местах работы об этом в курсе, или у бывшего руководителя были подозрения. Помните, мошенничество в корпоративной среде, по разным внутренним причинам предприятий редко доходит до суда. Если человека поймали, наиболее доступный сценарий выглядит следующим образом: собственник бизнеса потребует возмещение ущерба, а работника просто уволят.
Завидный менеджер с собственной базой.
Сотрудник с опытом в вашей сфере, да еще и с личной клиентской базой, должен вызывать вопросов больше, чем восхищения. Для начала, почему он такой замечательный стоит перед вами, а не остался на прошлом месте, где он опыт заработал? Персональные данные защищены законом, а вам принесли их с доставкой в офис? Через какой промежуток времени такой работник обновит свою базу с вашей помощью и пойдет дальше? Сразу же проверяем не связан ли он с компанией, которая производит похожий продукт. Иначе зачем было уносить чужую базу, рискуя собственной свободой?
Разделяй и управляй.
Сотрудники не должны иметь доступ ко всей информации компании. Если мы говорим об отделе продаж, то сотрудник имеет право работать с выделенным сегментом покупателей. Общие данные должны находиться у руководителя. Помните, клиентские базы покупают и продают. На черном рынке это вполне ликвидный товар. Если речь о технологиях, разработках, рецептуре, естественно этот актив не должен попасть к посторонним. Например, на крупных производствах сотрудники знают только свой этап работ на участке, прописанный в операционной карте, полного доступа ко всем материалам изделия они не имеют.
Профилактики много не бывает.
Составьте подробные инструкции для каждого подразделения. Разработайте внутренний кодекс компании, в котором четко пропишите ответственность сторон. Если система штрафов, наказаний и поощрений будет максимально прозрачной, сотрудники десять раз подумают, прежде чем пойти на внедрение мошеннической схемы. Руководитель предприятия имеет право защищать свои активы, поэтому для сотрудников проблемных направлений можно составить соглашения о коммерческой тайне. Назначьте отдельную премию за внесение рационализаторских предложений, если ваш сегмент бизнеса предполагает неиспользованные отходы или большой процент брака. Лом металла, пищевые отходы, разные виды неликвида, могут пополнять бюджет компании, а не сотрудников. Премируйте сотрудников, если они проявили гражданскую активность и сами рассказали вам о незаконных действиях коллег.
Автоматизация бизнес-процессов.
Инструменты CRM и ERP систем позволяют сделать рабочий процесс максимально прозрачным. Все звонки, сделки, обращения фиксируются и могут быть изучены в любой момент времени. Внимательно следите за теми, кто имеет доступ для удаления и редактирования информации. Системы решают многие задачи, но даже с ними нужен контроль. Часто менеджеры без хорошего руководителя отдела продаж начинают игнорировать свои служебные обязанности. Упущенный контроль провоцирует на разные мошеннические и теневые схемы.
Постройте четкую структуру
Часто мошенники процветают в компаниях, где в схеме управления существует бардак. Четкое понимание уровней ответственности, знание кто и за что отвечает упрощает работу, а также отлов серых схем на всех уровнях.
Системы видеонаблюдения.
Видеонаблюдение может спасти от примитивных краж товарно-материальных ценностей. Однако, если сотрудник осторожен, он будет искать слепые зоны или пытаться обмануть систему иным способом. Камеры, в сочетании с анализом нестандартного поведения, смогут принести больший результат. Но для этого нужны четкие инструкции, где сотрудник появляется, какие отделы посещает, какое время и место у него отведено на курение, например. Соответственно, если он целенаправленно обходит помещения для поиска слепых зон или находится в рабочее время в неположенном месте, это должно вызывать подозрения. Каждый отдельный случай требует отдельного решения.
Заработная плата и мотивация.
Люди приходят на работу и отдают ей свое время и ресурсы для получения заработной платы. Если ваш сотрудник работает сверх своих задач, или получает заработную плату ниже, чем похожий работник на другом предприятии, вопрос времени, когда он придумает чем возместить свой ущерб. Если в данный момент компания не тянет повышения заработной платы, попробуйте заняться иными способами поощрения. Предложите возмещение расходов на спорт, расширенную медицинскую страховку. Отдельное внимание уделите вопросам климата в коллективе. Часто эффективность падает из-за мелких разногласий, которые со временем перерастают в нечто большее.
Подходите к защите вашего имущества и нематериальных ценностей с помощью логики. Всегда стоит задавать правильные вопросы. Если мы говорим о хищениях с территории объектов компании, то возможно проблема решается с помощью автовесов. Бухгалтера можно контролировать с помощью независимого аудита. Менеджерам нужен многоступенчатый контроль, где РОП, только промежуточное звено. Естественно, любые меры предупреждения не спасут, если вы уже наняли нечестного на руку сотрудника. Поэтому не забывайте, детективное агентство «Шерлок» поможет исправить ситуацию на любой стадии.